Modifier un workflow

a. Comment modifier un workflow :

1. Accéder au workflow :
• Dans la liste des workflows, cliquez sur le nom du workflow que vous souhaitez modifier
• La page de configuration du workflow s'ouvre
2. Ajouter un nouveau statut :
• Cliquez sur le bouton « Ajouter un Statut »
• Configurez les paramètres du nouveau statut selon vos besoins
3. Supprimer un statut existant :
• Cliquez sur le statut que vous souhaitez supprimer pour l'afficher
• Cliquez sur l'icône de poubelle située à droite dans l'encadré du statut
4. Réorganiser l'ordre des statuts :
• Positionnez votre curseur sur le statut à déplacer
• Cliquez et maintenez enfoncée la poignée de déplacement
• Glissez le statut vers sa nouvelle position
• Relâchez le bouton de la souris pour confirmer le déplacement

b. Configurer les statuts

Chaquestatut peut être configuré avec différentes options pour s'adapter auxprocessus de votre organisation. Les possibilités de personnalisation varientselon le type de workflow utilisé.

Importants : Le premier et le dernierstatut de chaque workflow ne peuvent pas être supprimés ou déplacés.

c. Configurations communes à tousles types de Workflows :

Lesconfigurations suivantes sont disponibles pour tous les types de workflows :

Paramètresde base

·        Nom dustatut  :Personnalisez le nom affiché pour ce statut

·        Catégorie  : Choisissez parmi troiscatégories disponibles.

·        Nouveau  - Aucune transition versun statut précédent ne sera possible

·        En cours  - Transitions possiblesdans les deux directions

·        Fermé  -  Aucune transition versun statut suivant ne sera possible

Gestiondes assignations

·        Rôles pouvant être assignés àce statut : Définissez quels rôles d'utilisateurs peuvent être assignés à ce statut. Exemple: Sélectionnez "Gestionnaire SSE" pour limiter l'assignation auxutilisateurs ayant ce rôle. Plusieurs rôles peuvent être sélectionnés pour unmême statut.

d. Configurations spécifiquesselon le type de Workflow :

Workflow Cadenassage :

Enplus des configurations communes, le Workflow Cadenassage offre les optionssuivantes :

Gestiondes délais

·        Délaisde réalisation  :Définissez une échéance pour ce statut et activez une alerte pour rappeler auxutilisateurs qu'un délai est sur le point d'expirer.

L'alerte sera envoyée à l'utilisateur qui a été assigné à austatut sur la fiche de cadenassage lors de la transition vers ledit statut.L’alerte prendra la forme d’une notification dans CONFORMiT.

Optionsd'impression

·        Filigraneà l'impression  :Affichez le nom du statut en filigrane sur les fiches imprimées

Actionspossibles à ce statut :

·        Modifierle contenu de la fiche : Autorisez ou interdisez la modification des fiches dans cestatut

·        Utiliserla fiche sur le terrain : Permettez l'impression ou l'utilisation dans l'applicationInterventions mobile

Workflow Événements :

Enplus des configurations communes, le Workflow Événements offre les optionssuivantes :

Définir les champs obligatoires :

Cette fonctionnalité vous permet de rendrecertains champs obligatoires pour empêcher la progression dans le workflow tantque les informations requises ne sont pas complétées.

Comment configurer les champsobligatoires :

1. Accéder à la configuration
• Cliquez sur le bouton « Définir les champs obligatoires »
• Une fenêtre de configuration s'ouvre
2. Naviguer dans les sections
• Utilisez les onglets pour accéder aux différentes sections
• Sections disponibles : « Nouvel Événement » et « Rapport »
3. Sélectionner les champs
• Faites défiler la liste pour voir tous les champs configurables
• Activez le bouton interrupteur à droite du nom de chaque champ à rendre obligatoire
• Le bouton devient vert lorsque le champ est activé et rendu obligatoire

Fonctionnement des champsobligatoires :

Lorsqu'un champ obligatoire n'est pasrempli :

• Les statuts suivants apparaissent grisés en haut de la page

·       

• Il est impossible de passer au statut suivant dans le workflow

Une fois tous les champs obligatoirescomplétés :

• Les statuts redeviennent cliquables
• La progression dans le workflow est à nouveau possible

Workflow CAPA :

Le workflow CAPA utilise uniquement les configurationscommunes décrites au début de cette section.

e. Configurer les transitions entre les statuts :

Lestransitions définissent les actions ou étapes permettant de passer d'un statutà un autre dans votre workflow. Vous pouvez créer des transitions vers desstatuts adjacents (en avançant ou en reculant) ou même sauter des statuts selonvos besoins.

Ajouter une nouvelle transition :

1. Accéder au statut
• Ouvrez le statut pour lequel vous souhaitez créer une transition
2. Créer la transition
• Cliquez sur « Créer une transition »
• Une fenêtre de configuration s'ouvre
3. Configurer la transition
• Sélectionnez le statut de destination
• Attribuez un nom à la transition
• Cliquez sur « Ajouter une transition » pour sauvegarder

Modifier ou supprimer une transition existante :

• Pour modifier : Positionnez votre curseur sur la transition et cliquez sur l'icône en forme de crayon
• Pour supprimer : Cliquez sur l'icône en forme de poubelle

Important :

• Les transitions peuvent aller vers l'avant ou vers l'arrière dans le workflow.
• Il est possible de créer des transitions qui sautent des statuts intermédiaires.
• Chaque transition doit avoir un nom descriptif pour faciliter la compréhension du processus.